業務効率化の進め方　「やめる・減らす・自動化する」の順で効果を出す手順

業務効率化でいちばん効果が大きいのは、ツールを入れることではありません。その仕事を、そもそもやらなくて済むようにすることです

効率化の相談を受けたITベンダーは、たいてい「何を入れるか」から話を始めます。けれども、やめられる仕事を自動化すれば、無駄が速く回るようになるだけです。順番を逆にすると、同じ予算で得られる時間がまるで変わります。

• 順番はやめる→減らす→自動化するです。やめた仕事は費用ゼロで時間が戻り、減らした仕事は自動化の対象を小さくします。自動化はそのあとに残った仕事だけに当てるので、ツールの数も設定の手間も少なくて済みます
• ただし「やめる」には法律の線があります。法人の帳簿と取引書類は原則7年間（国税庁 No.5930）、労働者名簿・賃金台帳などは当分の間3年間（労働基準法第109条・第143条）、労働時間の状況の記録は3年間（労働安全衛生規則第52条の7の3）の保存が求められます。やめてよいのは「記録の作り方」であって、記録そのものではありません
• 効率化の効果は、浮いた時間の行き先を決めて初めて数字になります。時間単価（人件費÷総労働時間）で換算すると目安は出ますが、残業が減るか、外注や採用を止めるか、売上を生む仕事に回すかを決めない限り、損益計算書の数字は動きません

本稿は、業務効率化を「仕事を絞る工程」と「残った仕事を置き換える工程」に分けて組み立てます。効率化で埋めるべき不足がそもそもどれだけあるのかを数字にする手順は人手不足の対策にあります。前半で業務を時間で測り、やめる・減らすの判断基準と法律の線を扱い、後半でSaaS・RPA・生成AI・外注の使い分け、浮いた時間の換算、費用を補う助成金・補助金を扱います。経理・人事労務の電子化に絞った着手順はバックオフィスDXの7つのステップで扱っているので、本稿は部門を問わず「どの仕事から、どの順で手を付けるか」に絞ります。

最初に結論：順番は「やめる→減らす→自動化する」。自動化は最後に置く

この順番には理由があります。やめるのに必要なのは決裁だけで、費用はかかりません。減らすのに必要なのは手順の書き換えで、これも社内で完結します。自動化だけが外部への支払いを伴い、しかも残っている仕事の量と複雑さに比例して費用が増えます。前の2つで対象を小さくしておくほど、自動化の費用は下がります。

❌ 「どのツールを入れれば効率化できるか、ベンダー3社に提案をもらう」 ⭕ 「先に2週間分の業務時間を測り、やめる・減らすを決めてから、残った業務を示して提案をもらう」

❌ 「効率化で浮いた時間は、各自が自由に使えばよい」 ⭕ 「浮いた時間を残業削減に充てるのか、売上を生む仕事に回すのかを、着手前に決めておく」

そもそも業務効率化とは　ムリ・ムダ・ムラを減らすことと、生産性を上げることは別の話

業務効率化の解説では、仕事の中のムリ（能力や時間を超えた負荷）・ムダ（成果に結びつかない作業）・ムラ（人や日によるばらつき）を減らすことだと説明されます。この整理はそのまま使えますが、経営者が押さえておくべきなのは、3つがそれぞれ違う打ち手につながることです。効率化の先にある生産性そのものを、付加価値額と労働投入量のどちらから動かすかという形で決める手順は生産性向上の進め方にまとめています。

なぜ今この順番が問題になるのか。中小企業庁の2026年版中小企業白書は、デジタル化の取組段階を見た図について、「段階2」と回答した事業者の割合が約6割を占めているとし、デジタル化が図られていない「段階1」の事業者も一定数存在するとしています。デジタル化に手を付けてはいるが、その先の段階には進んでいない会社が多数派だということです。同じ節では、中小企業の従業者1人当たりの情報処理・通信費が近年増えていて、その増加の内訳ではクラウドサービス使用料が増えていることも示されています（出典：中小企業庁「2026年版 中小企業白書 第1部第1章第5節 デジタル化・DX」）。

平均で見れば、ツールへの支払いはすでに増えています。この段階で起きやすいのが、紙の手順をそのままクラウドに移し替えることです。承認が3段階あった紙の稟議を、3段階のまま電子化すれば、紙を回す時間は減っても、承認待ちの日数は減りません。ツール代が増えたのに効果が小さいと感じるなら、原因はツールではなく、載せた手順の側にあることが多いのです。

この記事でいう「効率化」は、図の左側だけを指しています。右側の生産性の測り方、特に労働生産性の定義が制度ごとに違う点はKPI設計と月次運用で扱っています。本稿では最後の章で、浮いた時間を左から右へ渡す方法を扱います。

手順1　業務を時間で測る　金額でも件数でもなく、まず時間

社長が最初に決めるのは、どの部門を、どの期間測るかだけです。全社を一度に測ろうとすると記録の負担で現場が止まります。最初は、残業が多い部門か、特定の人に仕事が集中している部門を1つ選びます。

記録してもらうのは、業務名・頻度・1回の所要時間・使っている道具・その業務をできる人数の5項目です。経理・人事労務の具体的な記録の様式はバックオフィスDXの手順で示しているので、ここでは集めた記録をどう読むかを扱います。

最後の「待ち時間」は、作業時間とは別に記録してください。現場の担当者は自分の手が動いている時間しか書かないため、承認待ちで3日止まっている仕事が「所要30分」と記録されます。AIの導入で個人の作業は速くなっても、チームとしての納期が縮まらない理由は、多くがこの待ち時間にあります。止まっている日数の数え方はAIとチームの速さを扱った記事で扱っています。

測ったあとに、基準線を残しておくことも忘れないでください。効率化の前の月間時間を記録しておかないと、半年後に効果を確かめる手段がなくなります。

手順2　やめる　ただし法律が「やめさせない」記録がある

やめる候補を探すときは、業務ごとに「これをやめたら誰が困るか」を1行で書いてもらいます。書けない業務、あるいは「社長が見るかもしれないから」としか書けない業務が候補です。社長自身が受け取っている報告も対象に含めてください。部下は社長向けの資料を自分からはやめられないので、社長が要らないと言うことでしか消えない仕事があります。

一方で、勢いで廃止してはいけない記録があります。代表的なものを、根拠と期間とともに並べます。

（出典：国税庁「No.5930 帳簿書類等の保存期間」、e-Gov法令検索「労働基準法」第109条・第143条、「労働安全衛生法」第66条の8の3、「労働安全衛生規則」第52条の7の3）

表の右端の列が、この章の要点です。労働安全衛生規則は、労働時間の状況を把握する方法としてタイムカードによる記録、パーソナルコンピュータ等の電子計算機の使用時間の記録等の客観的な方法その他の適切な方法を挙げています。つまり法律が求めているのは「把握して残すこと」で、手書きの出勤簿を書き写す作業ではありません。法定の記録は、やめる対象ではなく作り方を変える対象として、手順3と手順4に回します。電子申請の義務の範囲を含めた着手順はバックオフィスDXの7つのステップ、電子取引データの保存要件そのものは電子帳簿保存法の対応で詳しく扱っています。

法律の線とは別に、効率化の物差しを当てないほうがよい仕事もあります。顧客との関係を作る時間、品質を最終確認する工程、新しい商品や改善を考える時間です。これらは時間を短くすると成果そのものが減ります。棚卸しの表では「やめない・急がせない」の印を付け、自動化の対象から外しておきます。

❌ 「ペーパーレス化のついでに、古い賃金台帳と出勤簿を処分した」 ⭕ 「保存期間の残っている記録を一覧にし、紙から電子保存へ移したうえで、紙の原本の扱いを決めた」

手順3　減らす　まとめる・入れ替える・簡単にするで、自動化の対象を小さくする

ECRSは、Eliminate（排除）・Combine（結合）・Rearrange（交換）・Simplify（簡素化）の頭文字で、この順に検討すると効果が大きいとされる考え方です。手順2の「やめる」が排除にあたり、この章で残りの3つを扱います。

3つのうち、経営者にしか決められないのが承認の段数と金額基準です。たとえば「10万円未満は課長の承認だけ、10万円以上は社長」と決めれば、基準額未満の稟議は1段階で済みます。どこで線を引くかは会社の規模と取引によって違うので、直近3か月の稟議を金額順に並べ、件数と金額の分布を見て決めてください。

もう1つ、この工程で必ず手を付けるのが例外の扱いです。ある業務の9割が同じ手順で処理でき、残り1割が個別対応になっているなら、その1割を通常の手順から切り離して「例外の窓口」に回します。例外を含んだまま自動化すると、ツールの設定が例外の数だけ増え、担当者がいないと直せない仕組みになります。

手順を簡単にした結果は、文章で書き残してください。1枚に収まる手順書があれば、その業務をできる人を2人以上にできます。人に教える仕組みの作り方はOJTの仕組みづくりが参考になります。手順が文章で書けない業務は、まだ自動化できる状態ではありません。

❌ 「例外にも対応できるように、RPAに条件分岐を20個入れた」 ⭕ 「例外の1割を人の窓口に回し、残り9割の同じ手順だけをRPAに載せた」

手順4　自動化する　何に置き換えるかは「手順が書けるか」と「例外の割合」で決める

手順2と3を通った仕事には、すでに「月間の合計時間」「できる人数」「例外の割合」「手順書」がそろっています。この4つで自動化の向き不向きが決まります。

この表は、本稿が確認した解説記事と各手段の一般的な特徴をもとに編集部が整理したもので、個別の製品の性能を示すものではありません。

選ぶ順番も決めておきます。まず既に払っているSaaSの標準機能で足りないかを確認するのが先です。白書が示すとおりクラウドサービスへの支払いは増えています。新しい道具を足す前に、すでに払っている道具で済む業務を除くほうが、費用もデータの分断も増えません。次に、SaaS同士やSaaSと表計算の間に残った転記をRPAで埋め、文章を扱う業務には生成AIを当てます。生成AIを業務に使う場合は、入力してよい情報の線を先に決めてください。決め方は生成AIの社内ガイドラインの作り方で扱っています。

投資するかどうかの判断は、浮く時間を金額に換えた額（次の章）と、ツールの年間費用を比べて行います。金額が大きい設備投資になる場合の判断基準は設備投資の判断基準を参照してください。

費用を補う2つの制度　業務改善助成金と省力化投資補助金

自動化の費用には、国の制度が使える場合があります。性格の違う2つを押さえておきます。

業務改善助成金（厚生労働省）は、事業場内で最も低い賃金（事業場内最低賃金）を50円以上引き上げ、生産性向上に資する設備投資等を行った場合に、その費用の一部を助成する制度です。ただし対象は、事業場内最低賃金が令和8年度の地域別最低賃金を下回っている事業場です。いちばん低い時給がすでに新しい最低賃金以上なら、この制度は使えません。上限は引き上げ額と引き上げる労働者数で変わり、50円コースは30万〜130万円、最大の600万円は90円以上の引上げで10人以上を引き上げる場合（10人以上の区分は特例事業者に限る）です。注意点は3つあります。①賃金の引上げも設備投資もこれから実施するものが対象で、済ませた投資には使えない。②令和8年度の申請期間は令和8年9月1日から、都道府県の地域別最低賃金の発効日の前日か11月30日のいずれか早い日までで、都道府県によっては9月末が期限になっている。③地域別最低賃金の発効に対応して引き上げる場合、賃金の引上げは発効日の前日までに行う。事業完了期限は交付決定の属する年度の1月31日で、設備の納品と支払いもそれまでに終える必要がある（出典：厚生労働省「業務改善助成金：中小企業・小規模事業者の生産性向上のための取組を支援」、同「令和8年度業務改善助成金のご案内」）。引き上げる対象は週所定労働時間20時間以上の雇用保険加入者で、事業場内最低賃金は雇入れ後6か月を経過した労働者で見ます。パソコンやタブレットは原則として対象外で、特例事業者のうち物価高騰等の要件に当てはまる場合に限って認められることがあります。今年度の期限が過ぎている都道府県でも、次の最低賃金改定に合わせて賃上げと設備投資を一緒に計画する材料になります。最低賃金の改定内容は最低賃金1,177円の記事で扱っています。

中小企業省力化投資補助金（中小企業庁・中小機構）には2つの類型があります。カタログに掲載された省力化効果のある汎用製品から選ぶカタログ注文型（補助上限は最大1,500万円、交付申請は随時受付）と、個別の現場や事業内容に合わせた設備導入・システム構築を支援する一般型（補助上限は最大1億円）です。一般型は公募回制で、2026年10月28日時点の公式サイトでは、第8回の受付を10月16日に締め切り、第9回は11月上旬に公募開始・12月下旬に申請締切の予定と案内されています（出典：中小企業省力化投資補助金公式サイト、2026年10月28日確認）。上限額はいずれも「最大」で、従業員数や賃上げの要件によって変わります。

どちらも、補助・助成の対象になるのは手順3までを済ませたあとに残った仕事への投資です。制度の締切に合わせて対象業務を選ぶと、やめられた仕事に投資することになりかねません。ほかの補助金も含めた探し方は補助金・助成金の探し方で扱っています。

効果を残す　浮いた時間の行き先を決め、元に戻る4つの型を避ける

まず、浮く時間を金額に換える目安を出します。時間単価＝1人あたりの年間人件費（給与・賞与・会社負担の社会保険料など）÷年間の総労働時間です。

ここで注意すべきは、この60万円はそのままでは利益にならないことです。正社員の給与は、仕事が20時間減っても変わりません。金額が損益に現れるのは、次のどれかが起きたときだけです。

どれを選ぶかは経営者が決めます。3つ目を選ぶなら、回した時間で何をするかを具体的に決め、その成果を見る指標を1つに絞ってください。部門ごとの損益で効果を見たい場合は、部門別損益の作り方の考え方が使えます。

そのうえで、効率化が元に戻る典型的な型を4つ挙げておきます。いずれも本稿が確認した解説記事で注意点として触れられているものを、経営者が決めることの側から整理し直したものです。

1. 行き先を決めていない。 浮いた時間が会議や確認作業に吸収され、半年後に元の総労働時間に戻る
2. 旧い手順を残している。 「念のため」紙と電子の両方で回す二重運用が続き、作業が増える
3. 1人に任せきりにしている。 ツールの設定や手順を知っているのが1人だけで、その人が休むと止まる。属人化を解消するつもりが、新しい属人化を作っている
4. 基準線を取っていない。 着手前の時間を記録していないため、効果があったかどうかを誰も説明できず、次の投資の判断材料にならない

②については、切り替えの日を決めて旧い手順を止めることを社長が宣言するのが最も確実です。現場は「前のやり方も残しておきたい」と考えるのが自然で、自分からはやめません。

❌ 「月20時間浮いたので、年60万円のコスト削減ができた」 ⭕ 「月20時間浮いた分で残業が月15時間減り、残業代が下がった。残り5時間は既存顧客への提案に回し、提案件数を指標にしている」

5問で確認する　自社の業務効率化の準備度

いまの自社が、効率化に投資してよい状態かを確かめる簡易チェックです。

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5問で確認｜自社の業務効率化の準備度

自社の、いまの状態にいちばん近いものを選んでください。回答はこの端末の中だけで処理され、送信・保存されません。

回答の進捗0 / 5

1. Q1主な業務について、1回の所要時間と月の回数を記録した表がある

   2週間以上記録した表がある一部の部門だけある記録していない
2. Q2社長あての報告・資料のうち、要らないものを自分で廃止したことがある

   直近1年でやめたものがある検討したが残している考えたことがない
3. Q3法律で保存が求められる記録（帳簿・賃金台帳・労働時間の記録など）と保存期間を一覧にしている

   一覧があり保存場所も決まっている経理や社労士に任せている把握していない
4. Q4稟議や経費の承認に、金額によって段数を変える基準がある

   基準があり運用している基準はあるが一律に回している基準がない
5. Q5効率化で浮いた時間を何に回すかと、その効果を見る数字を決めている

   行き先も指標も決めている行き先だけ決めている決めていない

結果を確認する›回答をリセット

※一般的な検討項目を整理するための編集部独自の目安です。成果や適法性を判定・保証するものではありません。

まとめ

業務効率化は、ツール選びから始めると高くつきます。順番は次のとおりです。

1. 時間で測る。 1部門を2週間、5項目で記録し、月間の合計時間と待ち時間で並べる。着手前の基準線を残す
2. やめる。 「やめたら誰が困るか」を書けない業務を廃止する。社長あての報告も対象にする。法定の記録（帳簿・取引書類は原則7年、労働者名簿・賃金台帳などは当分の間3年、労働時間の状況の記録は3年）はやめずに作り方を変える
3. 減らす。 まとめる・入れ替える・簡単にするで手順を小さくし、例外を切り離して手順を1枚に書く
4. 自動化する。 既存のクラウドサービスの標準機能→RPA→生成AI→外注・設備の順に検討し、残った仕事だけに投資する。設備投資には業務改善助成金や省力化投資補助金が使える場合がある
5. 行き先を決める。 浮いた時間を残業削減・外注や採用の停止・売上を生む仕事のどれに回すかを決め、効果を見る数字を1つ置く

社長にしか決められないのは、やめる決裁、承認の金額基準、投資額の上限、そして浮いた時間の行き先です。この4つを先に決めておけば、現場は迷わずに手を動かせます。

よくある質問

出典・調査の対象範囲